Les modalités de remboursement des frais

Si le bénévole ne peut en aucun cas s’enrichir financièrement dans le cadre de son activité, il ne doit pas non plus s’appauvrir. Aussi, l’association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :

• réelles ;
• justifiées ;
• engagées pour les besoins de l’activité associative.

Il est donc vivement conseillé à l’association de demander au bénévole d’établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu’il communiquera à l’association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l’objet de la dépense, la date à laquelle elle a été engagée, etc.

Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus. L’association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.

Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l’association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :

• Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?…) ?
• Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en province et 80 euros à Paris) ?
• Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ; remboursement des voyages sur la base d’un billet SNCF 2e classe…) ?
• Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?

La possibilité d’abandonner ses frais : un don ouvrant droit à une réduction fiscale

Plutôt que de demander le remboursement des frais qu’il a personnellement engagés, le bénévole peut décider d’abandonner ces frais à l’association : cet abandon de frais est alors considéré comme un don d’un particulier qui, si l’association est d’intérêt général », peut procurer un avantage fiscal au bénévole sous forme d’une réduction d’impôt.

Les frais engagés par les bénévoles doivent répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la réduction d’impôt :

• Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social d’une oeuvre ou d’un organisme d’intérêt général au sens de l’article 200 du Code général des impôts (organismes d’intérêt général, etc.).
• Ils doivent être dûment justifiés et constatés dans les comptes de l’association.
• Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.

La réduction d’impôt à laquelle le bénévole peut prétendre est cependant limitée. Elle est égale à un certain pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la structure à laquelle le non-remboursement profite. Il est de 75 % (dans la limite de 530 €, ce qui représente une réduction d’impôt maximale de 399 € pour l’imposition, en 2018, des revenus de 2017), si le non-remboursement profite à une ou plusieurs associations d’aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins. Il est de 66 % dans la limite de 20 % du revenu imposable, dans les autres cas, étant précisés que les excédents (c’est-à-dire les sommes engagées au-delà de 20 % du revenu imposable) peuvent être reportés sur les 5 années suivantes.

Barème des frais kilométriques des bénévoles pour la réduction fiscale (abandon de frais) :

Ce barème est à prendre en compte pour les frais engagés en 2017.

Le tarif applicable par kilomètre parcouru est de 0,311 € pour les véhicules automobiles et de 0,121 € pour les vélomoteurs, les scooters et les motos, cela indépendamment de la puissance fiscale ou de la cylindrée de l’engin.

Source : Ministère de l’Intérieur et site Service Public-Asso.fr.

Attention

Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre. Si l’association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l’Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s’il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé.

Attention

Un bon remboursement, c’est donc un remboursement « au réel » effectué par l’association sur présentation des justificatifs des dépenses engagées dans l’exercice de sa mission par le bénévole et d’une note de frais établie par celui-ci.